マニュアルを作るのは、時間もかかり大変です。しかし、マニュアルが無いトレーニングは、教える人・教えられる人双方の負担になるばかりか、間違った方法をトレーニングしてしまう危険性があるのです。少しずつでも、マニュアル作成を進めていくためのヒントをお伝えしたいと思います。
1. 作成時間を事前にブロック
まず、マニュアルを作成するための時間をブロックしましょう。ブロックというのは、事前にスケジュールに何日の何時から何時までコレをやる！と書き込むことです。
付箋やToDoリストに書いておいて、時間ができたらやろうと思っていても、その「時間」はなかなかやってこないものです。
厳しいスケジュールの中でも、事前に計画してブロックしておくことが重要です。
まとまった時間を確保するのが難しい場合は、１日30分を数日に分けてもよいでしょう。
また、その時間帯は店舗のカウンターや、通常の事務所のデスクではなく、できれば、会議室などの静かで、他の人に話しかけられない環境に移動すると、集中して、無駄な時間を使うことなく作成を進めることができます。
2. トレーニングしながら、下書き作成
新人へのトレーニングのタイミングに、マニュアル化したい作業のトレーニングがある場合があります。
この時にトレーニングしながら、マニュアルの下書きや項目の洗い出しを行うこともできます。
方法は、トレーニングする相手にメモをとってもらって、その内容をマニュアルの下書きにするのです。
また、ICレコーダーで自分がトレーニングしている音声を録音しておくというのも、良い方法です。
何も無い状態で、思い出しながらマニュアルの作成をすると、時間がかかる上に、もれが出て何度も作る直すこともあり、時間の無駄になります。
3. パソコンが得意な人をマニュアル作成担当に
メモ、下書き、トレーニングの際の音声などの準備ができていれば、その作業に詳しくない人でも、マニュアル作りができるはずです。
パソコンが得意な人にマニュアルの作成担当になってもらいましょう。
作業に詳しいけれど、パソコンが苦手な人に作ってもらうより、何倍も速く作成ができます。
まとめ
マニュアル作りというのは、時間も労力も必要です。これは、仕方の無いことです。しかし、それでも、マニュアルの無いトレーニングをしてしまうことで、その時間や労力自体が無駄になることを考えてみてください。また、間違ったトレーニングから間違った方法を身につけてしまった後の行動修正には、さらに時間がかかります。
ぜひ、上のヒントの中から、自社・自店で使えそうな方法からでも良いので、試しながらマニュアル作成をしてみてください。